Företaget för digital informationsförvaltning och e-arkivering

Information Minds

Vi är ett leverantörsneutralt konsultföretag med starkt kunnande inom digital informations­förvaltning och e-arkivering. Vi har bred och stark kompetens inom centrala områden för utveckling av arbetsflöden och organisation, lång erfarenhet av lednings- och verksamhetsutveckling, arkivering, e-arkivering, förvaltningsjuridik och IT-utveckling. 

Vi är idag en grupp med unik samlad kompetens, med tillgång till ett starkt nätverk av ytterligare kompetenser. Vi bidrar till nya sätt att betrakta digital informationsförvaltning och lagring för strategisk nytta, ökad tillgänglighet, bättre flöden och högre effektivitet. 

Målet är att våra kunder får lösningar och resultat som möter såväl organisatoriska mål och utvecklar konkreta funktioner. Vi levererar verklig kund­nytta.

Grunden för vår kompetens och förmåga, är konkreta erfarenheter av hela processen

Grunden för vår kompetens och förmåga, är konkreta erfarenheter av hela processen från tanke och idé till införande av färdigt e-arkiv. Vi har genomfört skarpa avställningar och inleveranser, utvecklat och implementerat plattformar och funktioner för egen- som samverkansbaserad E-arkivering. Vår kompetens kommer ur verkligheten och ger kunderna möjlighet att utveckla sina verksamheter.

Vårt fokus är att skapa funktion. Vi säljer inte system eller programvaror. Vi är oberoende och förordar inte någon av marknadens leverantörer eller systemlösningar före någon annan. Samtidigt samarbetar vi med och fungerar som underkonsulter till leverantörer som vill bidra till verklig förändring och utveckling för sina kunder.

Vi är ett ungt företag med stark förmåga och lång erfarenhet av att arbeta både principiellt och praktiskt från strategi till konkret funktion.

Digital informationsförvaltning

Digital informationsförvaltning är en central del inom digitalisering. Att långsiktigt spara information i E-arkiv ger helt nya möjligheter för alla organisationer. Det ökar tillgängligheten till viktiga data, ger nya användningsområden, mer nytta med andra möjligheter till användning och tolkning av lagrad information.
För offentlig sektor ger digital lagring ökad tillgänglighet och transparens med bättre service, större öppenhet till med­borgarna och säkrar historien. Med digital informationsförvaltning kommer också verksamheten att komma i större harmoni med lagstiftningen.
Arkivet förändras från passiv lagring till strategisk resurs och organisationens kärna för långsiktig kunskap. En skattkista.

Avställning är nödvändigt

Det finns givetvis praktiska anledningar till att hämta ut eller ställa av data från verksamhetssystem till långsiktig informationsförvaltning.  Det finns lagkrav att informationen i våra offentliga system regelmässigt ska sparas/arkiveras. Systemuppdateringar och nyanskaffningar medför att data behöver hämtas ut och sparas. Data i aktiva verksamhetssystem behöver arkiveras av utrymmes- och effektivitetsskäl. System som inte längre används i verksamheterna, med kvarvarande data, innebär onödiga licenskostnader, binder information och bryter ofta mot lagstiftningen. Information/data i äldre eller inaktiva system behöver räddas eftersom de annars riskerar att förloras när system och systemplattformar inte längre fungerar eller har support.

E-arkiv

E-arkivet, systemet där informationen lagras, är basen i den digitala informationsförvaltningen. Att anskaffa E-arkivsystem är den enklaste delen av processen, att etablera en riktig E-arkivfunktion är en väsentligen mer komplex uppgift som involverar flera delar av organisationen och dess flöden. Det är mer än IT och arkivkunnande, och arbetet med att genomföra resan från tanke och förstudie till färdig E-arkivfunktion innefattar en palett av kompetenser. 
Ett E-arkiv är endast en tom låda med funktionalitet att lagra, söka och hämta ut information. Det saknar de funktioner som finns i verksamhetssystem. Det innebär att alla data som lagras i E-arkivet, måste först paketeras så att de blir sökbara och tolkningsbara.
Någon gång i framtiden, kommer vi att ha integrerade, sömlösa överföringar av information från våra verksamhetssystem till E-arkiven. Idag, finns det däremot inga enkla sätt att hämta ut, ställa av, konvertera och överföra data till E-arkivet med resultat som är tolkningsbart. Det gamla talesättet inom IT-världen har sällan varit mer rättvisande än för E-arkivering. Skräp in skräp ut.